Las pequeñas decisiones que protegen los márgenes del roofing

Por John Kenney, Cotney Consulting Group. 

Los márgenes se construyen — o se erosionan poco a poco — a través de cientos de pequeñas decisiones. 

Cuando los contratistas hablan de rentabilidad, la conversación normalmente gira en torno a los estimados, los costos de mano de obra, los precios de los materiales o los gastos generales. Todas esas son piezas importantes de la ecuación, pero después de pasar más de cuatro décadas en esta industria, he llegado a creer que los márgenes rara vez se ganan o pierden por una sola decisión importante. Se construyen — o se erosionan poco a poco — a través de cientos de pequeñas decisiones. 

Esa es una de las razones por las que la rentabilidad puede ser tan difícil de entender. Cuando un proyecto tiene un desempeño menor al esperado, es natural que todos busquen el gran evento que lo provocó. ¿El estimado fue demasiado bajo? ¿Aumentaron los precios de los materiales? ¿El clima retrasó la producción? Sin duda, esas situaciones afectan un proyecto, pero la mayoría de las veces ponen al descubierto problemas que comenzaron a desarrollarse semanas antes. 

Las ganancias rara vez desaparecen de un momento a otro. Se van poco a poco, una decisión a la vez. 

He llegado a proyectos donde el estimado era sólido, las cuadrillas tenían experiencia y el cliente estaba satisfecho, pero aun así los resultados financieros estuvieron por debajo de las expectativas. Al analizar lo ocurrido, no había un solo error catastrófico. En cambio, había una larga lista de pequeñas decisiones operativas que, de manera individual, parecían insignificantes. 

No se confirmó una entrega el día anterior. Una cuadrilla esperó 30 minutos por equipo. La falta de material requirió un viaje adicional al proveedor. Una orden de cambio no se documentó hasta la semana siguiente. Un project manager pospuso una visita al sitio porque otro proyecto requería su atención. Ninguno de esos momentos arruinó el proyecto. Juntos, cambiaron el resultado. 

Eso es lo que hace que la disciplina operativa sea tan importante. Las empresas que constantemente superan a sus competidores no necesariamente toman decisiones dramáticamente mejores. Toman menos decisiones equivocadas y detectan los pequeños problemas antes de que comiencen a afectar la producción. 

Hay una observación que me ha acompañado a lo largo de mi carrera. Las empresas de roofing rara vez pierden dinero porque a las personas no les importe su trabajo. La mayoría de las veces, todos están trabajando arduamente y tratando de hacer las cosas bien. El problema es que el trabajo duro no puede compensar todas las pequeñas decisiones que no se tomaron cuando debían. 

Con el tiempo, esas decisiones comienzan a acumularse. Una orden de compra retrasada afecta las entregas de materiales. Las entregas de materiales afectan la productividad de la cuadrilla. La reducción en la productividad cambia el desempeño de la mano de obra. El desempeño de la mano de obra afecta los tiempos del proyecto. Los cambios en el calendario generan presión por parte del cliente. La presión del cliente aumenta el tiempo que debe dedicar la gerencia. Al final del proyecto, contabilidad reporta un problema con el margen. 

Pero contabilidad solo está midiendo el resultado. Las verdaderas causas ocurrieron mucho antes. 

Siempre he creído que uno de los hábitos más valiosos que puede desarrollar un contratista es reconocer las fricciones operativas. Todas las empresas de roofing las experimentan. Cuadrillas esperando información. Project managers persiguiendo documentos en lugar de administrar la producción. Estimadores respondiendo preguntas que debieron resolverse durante la transición del proyecto. Personal de dispatch reorganizando los horarios porque las decisiones de ayer crearon los problemas de hoy. 

La fricción no siempre es dramática. Generalmente es silenciosa. Y precisamente porque es silenciosa, las empresas suelen aprender a vivir con ella en lugar de eliminarla. 

Las operaciones más sólidas piensan de manera diferente. Entienden que cada interrupción innecesaria tiene un costo, incluso cuando nadie lo nota de inmediato: cinco minutos esperando un montacargas. Diez minutos buscando materiales y 15 minutos hablando sobre un problema que debió aclararse antes de comenzar el trabajo. De manera individual, esos momentos parecen inofensivos. A lo largo de decenas de proyectos durante un año, se convierten en miles de horas de trabajo perdidas. Ahí es donde desaparecen los márgenes. 

También he notado algo más a lo largo de los años. Las empresas de alto desempeño no se obsesionan con la productividad porque esperan que las personas trabajen más rápido. Se enfocan en mejorar la eficiencia eliminando los obstáculos que impiden que las personas realicen el trabajo que ya son capaces de hacer. 

Hay una diferencia importante. Puedes exigirle más esfuerzo a una cuadrilla. O puedes crear las condiciones que permitan que la cuadrilla dé lo mejor de sí. El segundo enfoque casi siempre es más rentable. 

Una de las lecciones que enseña la experiencia es que la excelencia operativa no se construye a través de recuperaciones heroicas. Se construye prestando atención constante a los detalles que la mayoría de las personas pasan por alto. Los project managers sólidos dan seguimiento a los asuntos pendientes antes de que se vuelvan urgentes. Los foremen piensan con anticipación en lugar de simplemente reaccionar a lo que tienen frente a ellos. Los estimadores comunican sus suposiciones en lugar de asumir que los demás las entienden. Los propietarios crean sistemas que reducen la incertidumbre en lugar de depender de la experiencia para llenar los vacíos. 

Esas acciones no llaman mucho la atención. Rara vez se convierten en historias de éxito. Pero son la razón por la que las empresas exitosas se mantienen exitosas. 

También he descubierto que los contratistas rentables hacen preguntas diferentes durante las revisiones de los proyectos. En lugar de preguntar: “¿Por qué perdimos dinero?” preguntan: “¿Qué pequeñas decisiones hicieron que este proyecto fuera más fácil o más difícil de ejecutar?” 

Esa pregunta cambia la conversación de la búsqueda de culpables al aprendizaje. Con el tiempo, esas lecciones se convierten en parte de los hábitos operativos de la empresa. La organización se vuelve un poco más ágil. Un poco más consistente. Un poco más disciplinada. Con el tiempo, esas pequeñas mejoras comienzan a reflejarse en el desempeño financiero. 

Las personas suelen asumir que las empresas rentables han descubierto alguna fórmula secreta. En mi experiencia, la fórmula es mucho más sencilla que eso. Han aprendido a proteger mejor sus márgenes, una decisión a la vez. 

Nunca he creído que la rentabilidad se cree en el departamento de contabilidad. Contabilidad te dice lo que sucedió. La rentabilidad se crea todos los días en las reuniones de estimación, las transiciones de proyectos, las conversaciones sobre programación, las decisiones de compra, la planificación en el sitio de trabajo y cientos de conversaciones en las que la mayoría de las personas nunca vuelve a pensar. 

Esas conversaciones dan forma al trabajo. El trabajo da forma a los resultados. Y los resultados dan forma al negocio. 

Mientras más tiempo llevo en esta industria, más convencido estoy de que la excelencia operativa no consiste en tomar una decisión brillante. Se trata de tomar la siguiente pequeña decisión un poco mejor que la anterior. 

Porque los márgenes del roofing rara vez se protegen en un solo gran momento. Se protegen a través de cientos de pequeñas decisiones que nadie nota hasta que dejan de tomarse.